Vendite, Acquisti e Magazzino

Gestione Vendite, Acquisti e Magazzino

L'area commerciale consente la gestione ed il presidio delle attività collegate alle vendite ed agli acquisti.
Il centro di ogni attività è rappresentata dai documenti, preconfigurati nella istallazione ma completamente parametrizzabili in funzione delle esigenze aziendali.
Grazie alla sua flessibilità è infatti possibile definire nuove tipologie di documenti, definirne il flusso interno, personalizzarne il layout e i diritti degli utenti.
Oltre alla gestione dei classici documenti (Ordini, DDT, Fatture immediate e differite, Note di credito, Ricevute fiscali, Scontrini) l'area commerciale mette a diposizione degli utenti una evoluta gestione di listini, sconti e provvigioni consentendo una completa gestione della forza vendite.
Evoluta la gestione a lotti, scadenze e numeri di serie consentendo una perfetta tracciabilità degli elementi.
Le statistiche sono completamente parametriche e permettono all'utente di definire gli elementi di visualizzazione sia a video che in stampa.

Magazzino
La parametrizzazione del codice è liberamente definibile: codice articolo intero di 25 caratteri oppure suddiviso in subcodici. Ad ogni articolo base è possibile associare una o più varianti tramite apposito configuratore.
La descrizione dell'articolo è di 72 caratteri, alla quale si affianca una descrizione estesa di ulteriori 1600 caratteri. Ad ogni articolo sono associabili anche descrizioni in un numero illimitato di lingue. E' prevista la gestione di più unità di misura, confezioni, scorte, listini anagrafici, agenti associabili allo stesso articolo.

TABELLE COMUNI E TABELLE ARTICOLI
Raggruppano tutta una serie di programmi necessari per poter gestire e organizzare in maniera strutturale i dati aziendali e le politiche commerciali, di budget e la tenuta magazzino. La definizione di Macroaree/aree/zone e Macrocategorie/categorie/sottocategorie è utile per una corretta suddivisione dei propri clienti, per definire politiche di vendita (prezzi e sconti) e budget commerciali.
La creazione e associazione degli articoli di: famiglie e sottofamiglie, gruppi e sottogruppi (è prevista la gestione libera o gerarchica), codici statistici, marca prodotto, può essere utile oltre che per fini statistici anche per le stesse politiche di listini o provvigionali, e in generale per tutte le elaborazioni di magazzino.
Ad ogni articolo o articolo/variante sono associabili uno o più codici a barre, utilizzabili sia in fase di stampe delle etichette sia come chiave di ricerca degli articoli in fase di movimentazione.
Per facilitare il dialogo con i propri clienti/fornitori, inoltre, ad ogni articolo sono associabili un numero illimitato di codici clienti o di codici fornitori, con specifiche informazioni: giorni di consegna, di spedizione, affidabilità fornitore, flessibilità, prezzi e sconti. E' prevista la gestione degli articoli alternativi, sostitutivi, concorrenti.

RICERCA ARTICOLI
E' disponibile una ricerca avanzata liberamente parametrizzabile dall'utente e rende disponibile tutti i campi gestiti sia come elementi di filtro che di visualizzazione e combinabili tra loro.
In generale è possibile ricercare l'articolo di magazzino in tutte le procedure mediante il codice stesso, la la descrizione, il codice cliente o fornitore, la famiglia, sottofamiglia, gruppo e sottogruppo.

GESTIONE MAGAZZINO
Il modulo Magazzino, riunisce tutti i programmi necessari per procedere periodicamente all'interrogazione e stampe delle situazioni giacenze e inventariali di magazzino, dei partitari e dei movimenti.
Per visualizzare gli articoli sottoscorta e procedere al loro riordino, mediante la generazione automatica di ordini a fornitore.
Le causali di magazzino sono completamente parametriche e consentono di definire le modalità di aggiornamento sia della giacenza, disponibilità, ordinato, impegnato, etc che dei listini gestiti.
I programmi di chiusura annuale di magazzino, rendono agevoli tutte le operazioni necessarie alla definizione delle giacenze finali e iniziali per il passaggio all'esercizio successivo.
Le interrogazioni inventariali possono essere eseguite in tempo reale, riferite ad uno specifico anno o fino ad una determinata data, le valorizzazioni possono avvenire secondo diverse tipologie di costo.
Sono disponibili vari programmi di utilità che permettono di eseguire operazioni di ricalcolo giacenze e costo del venduto; inserimento di conte inventariali per certificare le quantità di magazzino reale.

LISTINI VENDITE E ACQUISTI
La procedura gestisce oltre 30 tipologie di listini parametrici che consentono di combinare dinamicamente elementi dell'articolo ed elementi dei clienti/fornitori. Sono gestiti listini di conto lavoro attivo e passivo.
Possono essere di due tipologie: in uso e/o a decorrere; contengono 6 sconti percentuali ed uno sconto importo, più 2 maggiorazioni percentuali e una ad importo.
In funzione delle esigenze aziendali la gestione delle priorità definisce la logica di recupero del prezzo e degli sconti. Alcuni programmi di utilità consentono sia la generazione di nuovi listini che la manutenzione degli stessi con varie regole di aggiornamento sia automatiche che manuali.

Gestione documenti
Il programma rende disponibili diverse tipologie di documenti: clienti, fornitori, interni e di produzione.
I modelli sono totalmente personalizzabili, in particolare: campi da visualizzare, folder, modalità e sequenze di gestione sono definibili in funzione delle esigenze aziendali. Mediante appositi parametri si definiscono gli archivi da aggiornare: magazzino, contabilità, estratto conto, portafoglio, provvigioni, cash flow, contabilità analitica/industriale. Per agevolare, la movimentazione degli articoli sono collegabili lettori con memoria; sono altresì collegabili registratori di cassa e stampanti termiche dedicate.

TRACCIATI DI STAMPA
Tutti i tracciati di stampa (documenti ma anche le altre tipologie di report) sono totalmente personalizzabili dall'utente con possibilità di modificare le stampe standard o di generare nuove stampe in aggiunta a quelle esistenti.

DOCUMENTI GESTITI
I principali tipi di documenti gestiti dalla procedura sono i seguenti: per vendite e acquisti:

-Preventivi
-Ordini
-Ddt e Bolle
-Fatture (immeidate, accompagnatorie, riepilogative)
-Note credito e debito
-Buoni di consegna e Scontrini
-Ricevute fiscali
-Fatture Proforma
-Autofatture
-Documenti di movimentazione generica
-Documenti di trasferimento tra depositi
-Documenti inventariali 

La testata dei documenti gestisce le informazioni identificative dell'intestatario del documento.
Sono automaticamente recuperate dalla scheda anagrafica. L'operatore può intervenire per modificarle per il solo documento in emissione. Nella sezione di corpo vanno indicati gli articoli di magazzino, le spese o altre tipologie di righe (articoli manuali, righe descrittive, testi fissi, schede anagrafiche) che si intendono movimentare sul documento in gestione.
I documenti provvedono al recupero dei prezzi e sconti da applicare a ciascuna riga in funzione della tabella priorità prezzi e sconti precedentemente definita.
E' prevista la gestione omaggi nelle seguenti tre tipologie: senza rivalsa, con rivalsa, con sconto in merce; gestione dei dati Intrastat e delle ritenute d'acconto per le fatture pro-forma professionisti. Dalla gestione di ogni documento è possibile utilizzare le funzioni di importazione da altri documenti o di esportazione su altro documento.
E' disponibile una funzione di storno con la quale procedere alla chiusura di eventuali ordini ancora da evadere che movimentano gli stessi articoli del documento in emissione.
Dall'emissione del documento sono richiamabili programmi di interrogazione riferiti all'articolo o al cliente/fornitore selezionato (partitario di magazzino, calendario disponibilità, statistiche insoluto, partitario contabile, situazione portafoglio).

TRASFORMAZIONE DOCUMENTI
La trasformazione/evasione multipla dei documenti, permette di generare documenti utilizzando specifici modelli nei quali sono definiti il documento di origine e di destinazione, oltre ad una serie di informazioni necessarie per l'operatività: modalità di generazione articoli, quantità da proporre, elementi di rottura per la generazione, trattamento delle righe riferimento e testi fissi. Anche per la trasformazione documenti è previsto un wizard che ne permetta la completa personalizzazione.

La tracciabilità delle operazioni è garantita dal flusso grafico documenti che permette di interrogare la movimentazione in funzione dello stato (es. Ordini evasi o da evadere, Ddt Fatturati o da fatturare) e di ottenerne una visualizzazione grafica.

Alcuni programmi di utilità consentono l'esecuzione di operazioni massive quali: controllo prezzi e sconti, controllo merce prelevata, liste dei documenti, variazione dei dati documento.
Per tutti i documenti è possibile costruire dei tracciati ascii per esportazione su file e per i gruppi di acquisto.

Provvigioni agenti
La procedura è stata realizzata per dare una risposta alle varie esigenze aziendali in materia di provvigioni.
Sono infatti previste diverse modalità di calcolo di quest'ultime (diversi regimi). In funzione delle esigenze aziendali è possibile associare il regime da utilizzare direttamente nella scheda anagrafica dell'agente, oppure in quella del cliente, o ancora in quella dell'articolo. I regimi provvigionali gestiti sono %:  dall'agente, dal cliente, dall'anagrafica articolo, dall'anagrafica articolo e agente, da listino fisso, da listino anagrafico, dal listino fisso e scaglioni di sconto/maggiorazione, da listino utilizzato, da listino utilizzato con scaglioni di sconto/maggiorazione, da tabella composta a due livelli, da tabella composta a tre livelli, da scaglioni di fatturato.
Il programma è aperto ad una eventuale gestione provvigionale personalizzata per la specifica azienda.
La percentuale provvigione utilizzata in fase di emissione documenti può essere condizionata da sconti e/o maggiorazioni applicate che ne adeguano il valore in funzione di tutta una serie di regole organizzate a scaglioni.
Analogamente ai listini di magazzino la priorità di recupero della provvigione specifica la politica aziendale adottata.

LIQUIDAZIONI PROVVIGIONI
Le modalità di liquidazione delle provvigioni tra le quali l'operatore può scegliere sono: ad importo, per pagato e per scaduto.
Nella liquidazione per pagato e per scaduto la procedura si appoggia al modulo di portafoglio per valutare la maturazione delle scadenze relative alle fatture da liquidare.
Per ritardare la liquidazione alla data di scadenza dell'effetto è possibile per ciascun agente indicare giorni di slittamento scadenza distinti per ciascun tipo effetto.

CONTRIBUTO ENASARCO E FIRR
Il modulo è completato dai programmi di calcolo e stampa dei prospetti trimestrali e annuali delle distinte Enasarco e Firr e supporta il "Protocollo grandi ditte" per le aziende con più di 100 agenti.
Contestualmente alla stampa della distinta trimestrale Enasarco o anche con periodicità mensile, è possibile richiedere la generazione delle fatture proforma delle provvigioni liquidate agli agenti.

CALCOLO PROVVIGIONI PER CAPOAREA O CAPOZONA
Per la determinazione delle provvigioni spettanti al capo-area o capo-zona il programma può utilizzare come base imponibile su cui applicare la relativa percentuale: l'imponibile provvigioni o l'importo provvigioni calcolato per gli agenti di riferimento.

UTILITY
Il modulo è infine completato da vari programmi di utilità che permettono di effettuare variazioni in blocco sugli agenti, clienti/fornitori e sugli agenti-articolo, e ricalcolo delle provvigioni.

Statistiche vendite e acquisti
Il modulo costituisce un'efficace risposta alle esigenze conoscitive e di analisi aziendali conseguenti le gestioni vendite e acquisti.
La procedura viene rilasciata includendo dei modelli statistici predefiniti: l'utente può, in modo molto semplice, procedere alla personalizzazione degli elementi quantitativi, prezzi e scostamenti che desidera esaminare definendo delle statistiche personalizzate.
Nella sezione degli "ordinamenti avanzati" l'utente stabilisce la combinazione gerarchica degli elementi in indagine, anche in questo caso a strutture standard è possibile affiancare dei personalizzati liberamente configurati in funzione delle esigenze di analisi.
Il modulo integrato con gli strumenti di Office, in particolare con il programma Excel, permette di rielaborare i dati risultanti dall'elaborazione e visionarli tramite uso di tabelle pivot.

MODALITA' DI INTERROGAZIONE E STAMPA
Il programma di interrogazione dispone di molteplici parametri di elaborazione tali da consentire indagini puntuali e significative. Partendo dalla definizione dei periodi di indagine, eventuale confronto con lo stesso periodo riferito ad anni precedenti, dei tipi articoli in indagine, solo articoli reali, manuali o spese; selezione delle modalità di cessione venduti/acquistati, con e senza omaggi o solo omaggi; della provenienza dell'agente; della modalità di trattamento del cliente per fatturazione (in caso di gestione di gruppi di acquisto), delle modalità di totalizzazione da visualizzare per giungere alla definizione dei tipi e sottotipi e stato dei documenti da considerare ai fini dell'elaborazione. In tutte le modalità di esposizione è disponibile la funzione di visualizzazione in formato grafico dei dati elaborati.
L'utente ha a disposizione diversi tipi di grafici e libertà di definizione degli elementi indagati da utilizzare per la visualizzazione e rappresentazione grafica.

Le stampe si configurano in funzione degli elementi di indagine definiti negli ordinamenti avanzati e degli elementi quantitativi associati alla statistica elaborata.

Kit Prodotti
La procedura permette la creazione e la gestione di tutte le elaborazioni riferite alla composizione prodotti. La composizione kit è paragonabile ad una distinta base semplificata, che associa ad un prodotto padre una serie di componenti/articoli figli. La composizione è realizzabile su più livelli.
In realzione a ciascun componente figlio è necessario specificare le seguenti informazioni: quantità necessaria, tipo di valorizzazione del costo (costo ultimo, costo medio, costo LiFo, etc..), validità, tipo di legame. Il kit può essere utilizzato nei contesti in cui effettivamente esiste una fase interna di produzione che genera il prodotto kit consumando i relativi componenti; in questa fase l'avvenuta produzione è attestata dal documento "Carico prodotti kit" che sarà utilizzato dal programma di scarico componenti per generare i documenti di "Scarico componenti kit" delle materie prime consumate.
Il kit è utile anche nei contesti in cui non si vuol gestire una fase di produzione vera e propria, e quindi il kit viene soltanto venduto.
In questo caso sarà sempre il programma di scarico componenti a occuparsi prima della generazione del "Carico prodotti kit" con riferimento alle quantità vendute, e successivamente a generare i corrispondenti "Scarico componenti kit". I documenti di vendita, i documenti per il carico dei prodotti kit e per lo scarico componenti sono generati con dei legami visibili dal flusso grafico documenti.

In alternativa alla gestione del kit precedentemente esposta, che prevede comunque una fase di scarico dei componenti per aggiornare le giacenze di magazzino, esiste la possibilità di esplodere la composizione del kit direttamente sul documento di vendita; in questo modo i componenti possono essere scaricati direttamente senza la necessità di produrre alcunchè.
Sono state previste diverse modalità di esplosione per andare incontro alle diverse esigenze dei clienti (kit come descrizione e componenti come articoli effettivi o viceversa, ecc.).

Particolarmente utili ai fini di una corretta politica di approvvigionamenti è il programma "Evadibilità prodotti", l'azienda in questo caso può eseguire una simulazione di evadibilità dei prodotti Kit in rapporto alle giacenze reali di magazzino.
La simulazione può essere a scelta dell'operatore eseguita manualmente, con espressa indicazione delle quantità da produrre, o con recupero quantità da documenti ordini clienti in essere aperti.
Il livello di esplosione della distinta ai fini della simulazione è liberamente selezionabile dall'operatore. In aggiunta alla simulazione di evadibilità, si può richiedere di generare un documento di impegno dei componenti kit ogni qualvolta venga caricato un ordine clienteper il prodotto kit: in questo modo la disponibilità dei componenti risulterà comprensiva, in tempo reale, di tutti gli ordini caricati per i diversi prodotti kit. Ogni modifica o evasione degli ordini determinerà un aggiornamento in tempo reale della disponibilità dei componenti.

Oltre alla "Stampa composizione prodotti Kit", con apposito programma di utilità è gestibile la "Manutenzione strutture Kit", che nello specifico permette di mantenere i parametri di composizione del Kit, annullamento, sostituzione e duplicazione dell'intero Kit o di un singolo componente. 

Lotti scadenze e serial number
La procedura risponde alle esigenze di aziende di produzione e commercializzazione di prodotti soggetti a deperimento (scadenza), o per le quali è necessario identificare e conoscere fornitori e lotti delle materie prime partecipanti alla produzione di un prodotto finito, nonchè di aziende per le quali, nella movimentazione dei prodotti, ogni unità è identificata da un numero seriale o matricola.
Altri elementi attivabili e gestibili dal modulo sono: Pallet, Progetti, Confezioni, Bagno Materiali, Ubicazioni.

La gestione degli elementi può essere singola (es. sono richiesti separatamente i lotti coinvolti e le relative scadenze) o come combinazione di elementi (es. ad ogni lotto deve essere associata la singola scadenza).
La generazione di movimenti per gli elementi attivati avviene solo per gli articoli di magazzino e sui documenti per cui la gestione è stata specificatamente abilitata.
Il fase di emissione documenti a scelta si può procedere ad una movimentazione lotti/scadenze/serial number, mediante la proposta automatica di una specifica maschera, singolarmente per ogni riga articolo o solo con proposta finale di tutti i codici articoli movimentati nel documento. L'elemento o la combinazione elementi proposta per ciascun articolo è funzione delle specifiche di attivazione definite singolarmente per gli articoli.

Tale operazione può essere a scelta eseguita manualmente, dove è l'operatore a specificare il codice lotto/scadenza o serial number da movimentare, o tramite la selezione da progressivi, dove è il programma a scaricare le quantità dal codice lotto con data produzione più lontana o con data scadenza più vicina.

Il programma consente di seguire costantemente la tracciabilità dei movimenti relativa a ciascun lotto. A fronte di questa funzione è possibile conoscere quali lotti materie prime hanno contribuito alla produzione di un lotto di  un prodotto finito, e viceversa.
In un ottica di controllo di qualità aziendale questa funzionalità si rivela particolarmente utile nell'accertare quale è stato il fornitore di un lotto e quale il cliente, in modo tale da poter procedere a immediate contestazioni per difetti di produzione o richiami per problemi successivi alla commercializzazione.
A tele fine è consigliabile abilitare la gestione lotti/scadenze/serial number solo sui documenti che determinano una movimentazione da e per l'esterno.

Il modulo, inoltre, per le aziende soggette alle disposizioni nazionali e comunitarie in materia di tracciabilità e rintracciabilità, permette in abbinamento alla gestione lotti la possibilità di gestire gli elementi di tracciabilità, liberamente configurabili in riferimento alle specificità aziendali, e movimentarli per contraddistinguere ulteriormente le materie prime che concorrono alla formazione, distribuzione e commercializzazione di un prodotto.
Come adempimento finale della rintracciabilità, il programma permette di eseguire la stampa delle etichette SSCC, per contraddistinguere i Pallet/bancali venduti e le unità in esso contenute (Articoli e Lotti/Scadenze).

Il modulo è corredato da programmi di interrogazione e stampa progressivi, movimenti e partitari lotti/scadenze/serial number, e stampa etichette.
E' inoltre disponibile,  un programma di ricalco delle giacenze dei lotti.